Planowanie budżetu weselnego to kluczowy aspekt przygotowań. Wydatki, jakie będziemy musieli ponieść zależą od ilości gości, miejsca i pakietu dodatków, które będą towarzyszyć uroczystości. Najbardziej ekstrawaganckie wesela mogą kosztować tyle, co budowa nowego domu, dlatego warto podejść do tematu jak do realnej inwestycji. Warto wcześniej określić, ile pieniędzy możemy przeznaczyć na organizację tej wyjątkowej imprezy. Oto kilka kroków, które pomogą utrzymać budżet w ryzach.
Ustal priorytety – miejsce, czas, ilość gości, atrakcje.
Na początku warto zdecydować, które elementy wesela są dla najważniejsze dla realizacji wymarzonej imprezy. Trzeba odpowiedzieć sobie na pytanie, czy priorytetem jest wyjątkowa sala, ulubiony zespół weselny, czy zdjęcia i film, który wykona od dawna obserwowany fotograf i kamerzysta ślubny. Warto postawić na jakieś priorytety, określić czy zależy nam na doskonałej oprawie muzycznej, wyjątkowej sesji zdjęciowej, czy magicznym miejscu nad brzegiem jeziora? Oczywiście możemy zdecydować się na pełen pakiet usług na najwyższym poziomie, ale musimy być świadomi, że topowi usługodawcy kosztują sporo, a najbardziej rozchwytywane sale mają często terminy zarezerwowane na kilka lat do przodu. Miernikiem kosztorysu naszego wesela będzie ilość zaproszonych gości. Od tak zwanych „talerzyków” w największym stopniu zależą końcowe koszty. Nie chodzi tu tylko o wyżywienie podczas imprezy, ale również o koszty noclegów. Racjonalne ustalenie priorytetów pomoże w planowaniu budżetu i uniknięciu wydatków na rzeczy, które są mniej istotne.
Określ wszystkie kategorie wydatków – nie tylko sala, zespół i fotograf…
Przygotowanie szczegółowej listy kosztów pomoże w precyzyjnym zaplanowaniu budżetu. Do najważniejszych wydatków należą bez wątpienia sala weselna, zespół muzyczny, kamerzysta i fotograf na wesele oraz dekoracje, florystyczne. Znaczne koszty poniesiemy również na ubrania ślubne, zaproszenia, transport czy podziękowania dla gości. Warto również uwzględnić tzw. „niespodziewane koszty”, które mogą pojawić się na etapie realizacji. Mogą do nich należeć np. wydatki związane z inflacyjnym wzrostem cen, często uwzględnianym w umowach z usługodawcami. Do wydatków nieplanowanych można również zaliczyć prozaiczny – z pozoru – koszt przedłużenia zabawy, ze względu na dobrze bawiących się gości. Są takie pary, które dobrą zabawę gości przedkładają nad zaplanowany budżet przyjęcia.
Zachowaj elastyczność – nigdy nie wiesz, jak potoczy się impreza…
W trakcie przygotowań mogą pojawić się nieprzewidziane wydatki. wspomnieliśmy o tym wcześniej. Do nieprzewidzianych wydatków można zaliczyć również – co nie zdarza się często, ale jednak czasem się przytrafia – konieczność zmiany usługodawcy, czy daty wesela. Są to za zwyczaj sytuacje losowe, ale kompleksowo zorganizowany budżet, powinien zakładać również takie okoliczności. Sytuacje związane z niedawną pandemią muszą wzbudzić w nas pewną nutę ostrożności, dlatego finansowa poduszka jest jak najbardziej wskazana. Ważne jest, aby budżet miał pewną rezerwę, by móc dostosować się do zmieniających się warunków. Dobrym pomysłem jest zarezerwowanie około 10-15% całkowitej kwoty na ewentualne dodatkowe wydatki.
Kto nie negocjuje, ten nie pije szampana – ustalaj ceny indywidualnie.
Ustalając koszty imprezy zawsze warto walczyć o swoje. Nie powinniśmy się bać negocjować z usługodawcami. Wiele firm oferuje rabaty, promocje lub dodatkowe usługi w cenie, szczególnie jeśli rezerwujemy usługę na dłuższy, lub na mniej popularny termin. Dobrym pomysłem jest wybieranie pakietów usług. Fotograf i kamerzysta na wesele wybierany z jednej firmy to zdecydowana możliwość negocjacji usługi w pakiecie. Podobnie wyglądają kwestie negocjacji miejsc noclegowych z salą, na której będzie się odbywać wesele. Wszelkie usługi zgrupowane w pakiety pozwolą nam na uzyskanie lepszych cen. Pamiętajmy, że ostateczna cena może być wynikiem elastyczności obu stron, a usługodawcy też wolą zyskać pewnego klienta, niż podbijać ceny w stronę tych nieosiągalnych dla większości klientów.
